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Política para la prevención y gestión del riesgo LA/FT/FPADM de Línea Directa S.A.S

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OBJETIVO

El objetivo de la Política LA/FT/FPADM es definir reglas de conducta que orienten la actuación de la empresa, sus asociados, administradores, empleados y demás vinculados o partes interesadas, con el fin de cumplir las disposiciones que se impartan en materia de prevención del lavado de activos, financiación del terrorismo y proliferación de armas de destrucción masiva, así como contribuir con los fines del Estado, proteger la reputación de la Compañía y fomentar una cultura de prevención y control de estos riesgos.

Esta política obliga a todos los asociados, administradores, empleados y, en lo que les sea aplicable a los terceros con quienes se tenga una relación de negocios. Su incumplimiento se considera una falta grave con las consecuencias y sanciones establecidas que pueden dar lugar a la terminación de la relación comercial o laboral, según sea el caso.

ALCANCE

Esta política obliga a todos los empleados y los terceros con quienes se tenga una relación de negocios, en lo que les sea aplicable. Su incumplimiento podrá dar lugar a la aplicación del Reglamento Interno del Trabajo, en el caso de los empleados y a la terminación del contrato o relación comercial, para los contratistas.

Directrices generales:

• Es política de la Compañía colaborar con las autoridades y atender, a través del oficial de cumplimiento, los requerimientos relacionados con LA/FT/FPADM. En Línea Directa se antepone la observancia de los principios éticos al logro de las metas comerciales.
• Ante el conocimiento de un delito en desarrollo de sus funciones, los empleados deben cumplir la obligación ciudadana de denunciar a las autoridades competentes tales actos.
• Todas las operaciones, negocios y contratos se deben realizar a través de los sistemas de información de la Compañía, de modo que quede su registro. Se prohíbe la realización de operaciones que no se ajusten a la Ley, así como su celebración y ejecución, sin que exista el respectivo soporte interno o externo.
• Los recaudos y pagos se realizan a través de la red bancaria y operadores de recaudo autorizados.
• Línea Directa no recibirá dinero en efectivo en sus instalaciones ni ningún empleado recibirá en nombre de la Compañía, valor de dinero alguno. Con excepción de proyectos específicos en donde se autorice expresamente por parte de la Presidencia.
• Línea Directa establecerá procedimientos para el conocimiento de los terceros con quienes establece una relación de negocios.

Directrices específicas:

• Cumplir con las normas, políticas y directrices que desarrolle el Grupo Eledé, en relación con el SAGRILAFT.
• Sólo se deben establecer vínculos contractuales con personas naturales o jurídicas que permitan su identificación y conocimiento. Línea Directa se abstendrá de registrar clientes anónimos y velará para que no figuren bajo nombres ficticios o inexactos. Cuando la persona no suministre suficiente información para realizar una debida diligencia, se debe desistir de su vinculación. Cuando se trate de contrapartes con vínculo vigente, se debe analizar cada caso, para decidir si se da por terminado el vínculo o continúa con restricciones, dejando constancia de los motivos de esta decisión.
• Es obligación de los empleados, informar al oficial de cumplimiento y éste a su vez reportar de forma inmediata a la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF, las operaciones intentadas y sospechosas.
• La información de las operaciones reportadas como intentadas o sospechosas a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), es absolutamente confidencial. Únicamente el Oficial de cumplimiento conocerá y reportará esta información a la UIAF.
• Los documentos y registros relacionados con LA/FT/FPADM se conservarán dentro del archivo de cada área durante un año, luego del cual se conservarán en el archivo general durante 10 años. Pasado este tiempo y si no se ha efectuado ningún requerimiento al respecto por autoridad competente, podrán ser digitalizados. Los registros como evidencias de las operaciones sospechosas deberán ser conservados durante 10 años en el archivo del oficial de cumplimiento.
• El representante legal deberá disponer las medidas operativas, económicas, físicas, tecnológicas, y de recursos que sean necesarias y requeridas para que el Oficial de cumplimiento, o quien haga sus veces, pueda poner en marcha el Sistema y pueda desarrollar las labores de la supervisión y cumplimiento del mismo.
• La identificación de los riesgos LA/FT se hará bajo la dirección del oficial de cumplimiento y con la participación de los dueños de procesos expuestos a los riesgos LA/FT/FPADM.
• La identificación de riesgos debe realizarse cuando incursione en nuevos mercados u ofrezca nuevos productos.
• La medición de los riesgos de LA/FT se hará bajo la dirección del oficial de cumplimiento, con la participación de los dueños de procesos expuestos a los riesgos LA/FT/FPADM y de acuerdo con los criterios establecidos para valorar la probabilidad y el impacto.
• Los controles son definidos y ejecutados por los dueños de proceso tal como quede establecido en la matriz de riesgos, bajo la premisa a mayor riesgo, mayor control.
• El monitoreo a la gestión de riesgos es responsabilidad del Oficial de Cumplimiento y se hará cada semestre. Debe garantizar que los controles comprenden todos los riesgos y están funcionando en forma oportuna, efectiva y eficiente.
• El diseño del SAGRILAFT estará bajo la dirección del oficial de cumplimiento y se hará de acuerdo con el análisis del negocio (enfoque basado en riesgos y su materialidad).
• El oficial de cumplimiento es responsable de actualizar el SAGRILAFT, mínimo cada dos años.
• La Asamblea establecerá y aprobará la política LA/FT/FPADM, el manual SAGRILAFT y el proyecto de SAGRILAFT presentado conjuntamente por el oficial de cumplimiento y el representante legal.
• La Asamblea designará una persona responsable de la auditoría y verificación del cumplimiento del SAGRILAFT que cumpla los requisitos exigidos por Supersociedades.
• El SAGRILAFT será divulgado al menos una vez al año a los empleados y partes interesadas con el apoyo de las piezas de comunicación establecidas en la empresa.
• Se dictará una capacitación al año a todos los empleados y se realizarán refuerzos periódicos. El programa de inducción incluye esta capacitación.
• Es obligación de cada empleado recibir las capacitaciones que se brinden sobre la materia, sin importar el nivel o cargo que ocupe dentro de la Empresa. Así mismo, es obligación del jefe inmediato permitir que el empleado participe de las capacitaciones.
• Todos los empleados son responsables del cumplimiento del SAGRILAFT, de manera especial, se definen y dan a conocer las funciones de la Asamblea, el representante legal, oficial de cumplimiento, revisor fiscal y empleados que tienen a su cargo un factor de riesgo.
• Sólo se deben establecer vínculos contractuales con personas naturales o jurídicas que permitan su identificación y conocimiento. La Empresa se abstendrá de registrar clientes y proveedores anónimos y velará por que no figuren bajo nombres ficticios o inexactos.
• Está prohibido iniciar una relación de negocios si no se han cumplido en su totalidad los procedimientos de debida diligencia y no se tienen los soportes requeridos. Excepcionalmente, se puede completar la verificación después de establecida la relación comercial, dentro de los cinco días hábiles siguientes y solamente en los eventos de urgencia o fuerza mayor, para no interrumpir la conducción normal de la operación.
• Si no se puede llevar a cabo la Debida Diligencia satisfactoriamente, se deberá evaluar la pertinencia de iniciar o terminar la relación legal o contractual, así como también la procedencia de reportar la operación como sospechosa.
• La debida diligencia incluye la consulta de listas vinculantes para Colombia y otras que permitan validar la identidad de las contrapartes y verificar sus antecedentes.
• La empresa no tendrá relaciones comerciales con terceros que aparezcan en las listas de la ONÚ y la OFAC y que conlleven un riesgo de extinción de dominio.
• La vinculación de la Contraparte debe ser aprobada por el funcionario o persona encargada de la relación de negocios, comercial, contractual o laboral.
• La vinculación y/o continuidad de contrapartes de perfil de riesgo alto, como es el caso de las personas expuestas políticamente, PEP, será aprobada en todos los casos por el representante legal de la compañía, siempre y cuando se tenga como soporte un análisis de los riesgos que representa y bajo un monitoreo permanente de sus transacciones.
• Los criterios para aprobar la vinculación de un PEP son: i-Formato de conocimiento para persona natural/jurídica diligenciado en su totalidad. ii-Formato debida diligencia intensificada, completamente diligenciado. iii-Identidad verificada. iv-Datos de contacto verificados. v-Antecedentes consultados del PEP y las personas adicionales. vi-Análisis de riesgos. vii- Monitoreo mensual a sus transacciones. viii- Debida diligencia intensificada completada.
• Por regla general, los recaudos y pagos se realizan a través del sistema financiero. La Empresa no recibirá dinero en efectivo en sus instalaciones.
• Es obligación de los empleados, informar al oficial de Cumplimiento las operaciones inusuales y sospechosas de las que tenga conocimiento.
• Los documentos y registros relacionados con LA/FT se conservarán durante 10 años.
• El oficial de cumplimiento se encuentra registrado en el SIREL de la UIAF y da cumplimiento oportuno a los reportes exigidos.
• Línea Directa cuenta con un Manual de Procedimientos SAGRILAFT en donde se detalla para sus trabajadores el paso a paso para dar vida al sistema.